사단법인 총회 개최 요령은?

 

안녕하세요. 사단법인 총회 개최 요령입니다.

비ㅣ영리법인 설립, 정관 변경 허가 업무를 하다 보면 총회를 할 일이 많이 발생합니다.

재단법인, 사회복지법인, 의료법인 등은 총회가 없고 이사회만 있으므로 크게 문제가 되지 않습니다.

왜냐하면 이사는 소수이기 때문입니다.

5~10명 내외로 이루어진 이사회는 의사 결정이 빠르고 총회 공고를 하는 것도 간편합니다.

그에 반해 사단법인은 회원 수 100명이 넘는 법인도 있기 때문에,  한 번 총회를 개최할 때 잘 준비해서 처리해야 합니다.

 

최초 창립 시 창립총회 기준

 

사단법인을 처음 만들 경우 이사회라는 것이 없습니다.

따라서, 설립 발기인들이 이사회의 업무를 하며, 발기인 대표의 주도로 총회를 준비합니다.

 

이 때 유의해야 하는 것은 다음과 같습니다.

 

① 총회 공고일을 지켰는가?

 

사단법인의 총회는 민법 제71조에 의거 1주간 전에 소집 통지를 하게 되어 있고,

소집 통지 당일과 총회날은 빼야 합니다.

 

공고일이 틀릴 경우 공증도 되지 않을 뿐더러, 추후 총회를 다시해야 하므로 공고일을 지켰는지 반드시 확인해야 합니다.

 

② 사단법인 총회에서 결정할 내용들을 공고문에 작성하였는가?

 

총회를 공고할 때 미리 총회에서 토의할 내용들을 통지해야 합니다.

사단법인의 목적, 명칭, 사무소 위치, 정관 등등 반드시 필요한 내용이 포함되어야 합니다.

 

보통 아래와 같이 안건을 선정하여 발송합니다.

의장 선출, 설립 취지 채택, 정관 심의, 재산 심의, 이사장 및 이사 선임, 사업계획 및 사무소 설치, 법인 조직 승인 등입니다. 여기에서 추가할 수 있으며, 사무실 및 정관 등 필수 사항은 제외할 수 없습니다.

 

 

 

③ 총회 회의록 작성에 필요한 인감도장 및 인감증명서를 받았는가?

 

사단법인과 같은 비영리법인은 회의록을 공증해야 등기를 할 수 있습니다. 따라서 공증을 하려면 변호사가 직접 오거나 아니면 인감도장, 인감증명서를 받아야 합니다.

 

통상 임원들은 인감증명서 3부, 인감도장 1부, 회원들은 인감증명서 1부 및 인감도장이 날인된 위임장을 제출하라고 안내하고 있습니다(등기 뿐 아니라 주무관청 허가를 위해 임원은 추가 제출).

 

사단법인 최초 설립 시 통상 회원 수 2/3이상의 인감증명을 받아 공증을 하고 있습니다.

 

④ 사전에 주무관청과 협의가 끝났는가?

 

주무관청과 협의 없이 총회를 먼저 열면 나중에 보완 사항 발생 시 어려워질 수 있습니다.

따라서, 먼저 협의를 끝내고 진행해야 합니다.

 

⑤ 총회 통지, 결과에 관한 근거를 남겼는가?

 

통지를 7일 전에 한다면 우편, 메일 등 확정된 방법으로 공고문을 보냈을 것이고, 이에 대해 증빙자료가 있어야 합니다. 주무관청 제출해야 하는 자료이기 때문에, 꼭 챙겨두셔야 합니다.

 

또한, 총회 참석자에 대한 서명부 등도 챙겨두셔야 합니다. 사진도 필수입니다.

 

정관 변경 허가 등 창립 이후 임시(정기) 총회 기준

 

위와 동일한 내용을 제외하였습니다. 공고일을 지키고 공고문에 필요 내용을 작성하고, 인감도장 및 인감증명서 수령, 주무관청과 협의는 동일합니다. 통지, 결과를 남기는 것도 동일합니다.

 

① 총회 개최 전 이사회 개최

 

주무관청에서도 크게 신경 안 쓰는 부분이긴 합니다만, 총회 개최 전 안건에 대해 이사회 개최를 통해 정하는 경우가 많습니다. 따라서, 이사회 개최 기록과 회의록 등 근거가 있어야 합니다. 법인인 이상 개인의 의견만으로 모든 것을 결정할 수 없기에, 항상 근거를 남겨두시는 습관을 들여야 합니다.

 

② 정관 변경 허가와 임원 선임에 대한 의결정족수 확인

 

정관 변경 허가는 통상 민법을 그대로 따라가기 때문에 정관에 재적 회원 3분의 2이상의 동의가 필요하다고 되어 있는 경우가 많습니다.

 

또한, 임원 선임, 사업계획서 승인은 회원 절반 이상의 참석과 절반 이상의 동의로 의결되는 구조입니다.

따라서, 정관 변경 시 인원 선정을 잘못하여 개최하는 일이 없도록 주의해야 합니다.

 

총회를 열 때 참석자가 부족하면 어떻게 할까?

 

총회 개최 시 필요 인원이 10명인데 8명 밖에 참석이 불가하다면 나머지 2명은 위임장을 받아 의결 참석을 할 수 있습니다.

민법 상 사원은 대리인이나 서면으로 결의권을 행사할 수 있다고 되어 있으며, 다만 정관에 다른 규정이 있을 때만 적용을 할 수 없습니다.

 

대부분의 정관은 민법을 따라가기 때문에 총회 참석자가 부족하다면 사전 위임장을 받아 정족수를 채우고 의결에 찬성하면 됩니다. 단, 위임장은 총회 개최 직전까지 도착해야 합니다.

 

위임장은 인감도장이 날인될 필요는 없으며, 양식 또한 별도 없습니다. 위임인 A가 위임자 B에게 총회 의결에 관한 사항을 위임한다고 하면 됩니다.

 

정관 변경은 의결만 하면 할 수 있을까?

 

정관 변경 시 목적사업 등은 함부로 바꿀 수 없습니다.

주무관청의 허가가 있어야 되는 사항인데, 예를 들어 문화체육관광부 소관 사단법인을 설립한 다음 보건복지부 사업을 하려면 허가가 되지 않을 수도 있습니다.

 

따라서 위와 같이 사전 협의를 봐야 합니다.

 

 

 

사단법인 총회는 인원도 많고 결정할 내용도 복잡하기 때문에, 실무자들에게 피로가 많이 발생하는 업무입니다.

 

어떤 방법으로 열어야 하는지? 언제 열어야 하는지? 결의가 문제 없는지? 등등 업무 진행이 필요하신 경우 언제든 연락주시기 바랍니다.

감사합니다.

한가람 행정사사무소 010. 8592. 1771